Quản lý thông tin cá nhân (PIM) là hoạt động mà mọi người thực hiện để thu thập, tổ chức, duy trì, truy xuất và sử dụng các mục thông tin cá nhân như tài liệu (giấy và kỹ thuật số), các trang web và email được sử dụng hàng ngày để hoàn thành các tác vụ(liên quan đến công việc hoặc không) và hoàn thành vai trò khác nhau của một người (như cha mẹ, người lao động, bạn bè, thành viên của cộng đồng, v.v.).
[1] Đơn giản hơn, PIM là nghệ thuật làm việc trong cuộc sống thông qua thông tin.Trên thực tế, PIM quan tâm đến cách mọi người tổ chức và duy trì bộ sưu tập thông tin cá nhân và các phương pháp có thể giúp mọi người làm như vậy. Mọi người có thể quản lý thông tin theo nhiều cách khác nhau, vì nhiều lý do khác nhau và với nhiều loại thông tin khác nhau. Ví dụ: nhân viên văn phòng có thể quản lý các tài liệu vật lý trong tủ đựng hồ sơ bằng cách đặt chúng vào các thư mục được sắp xếp theo thứ tự chữ cái theo tên dự án hoặc có thể quản lý các tài liệu kỹ thuật số trong các thư mục trong một hệ thống tệp phân cấp. Một phụ huynh có thể thu thập và sắp xếp các bức ảnh của con mình vào một album ảnh bằng cách sử dụng một chương trình tổ chức thời gian hoặc có thể gắn thẻ các bức ảnh kỹ thuật số với tên của trẻ.PIM xem xét không chỉ các phương pháp được sử dụng để lưu trữ và tổ chức thông tin, mà còn liên quan đến cách mọi người lấy thông tin từ bộ sưu tập của họ để tái sử dụng. Ví dụ: nhân viên văn phòng có thể định vị lại tài liệu vật lý bằng cách nhớ tên của dự án và tìm kiếm thư mục thích hợp bằng tìm kiếm theo bảng chữ cái. Trên một hệ thống máy tính có hệ thống tệp có thứ bậc, một người có thể cần phải nhớ thư mục cấp cao nhất trong đó một tài liệu được đặt, và sau đó duyệt qua nội dung thư mục để điều hướng tới tài liệu bạn muốn. Hệ thống email thường hỗ trợ các phương pháp bổ sung để tìm lại như tìm kiếm tại chỗ (ví dụ: tìm kiếm theo người gửi, chủ đề, ngày tháng). Các đặc tính của các loại tài liệu, dữ liệu có thể được sử dụng để mô tả chúng (siêu dữ liệu), và các tính năng của các hệ thống được sử dụng để lưu trữ và tổ chức chúng (ví dụ: tìm kiếm điền dã) là tất cả các thành phần có thể ảnh hưởng đến cách người dùng thực hiện quản lý thông tin cá nhân.Nghiên cứu, hiểu biết và thực hành PIM có thể giúp các cá nhân và tổ chức làm việc hiệu quả hơn, có thể giúp mọi người giải quyết vấn đề "
quá tải thông tin" và có thể nêu bật các chiến lược hữu ích để lưu trữ, tổ chức và tạo điều kiện tiếp cận với thông tin đã lưu.Có sáu cách để thông tin có thể được xem là mang tính cá nhân:Một lý tưởng của PIM là mọi người nên luôn có những thông tin phù hợp ở đúng nơi, đúng hình thức, đầy đủ và chất lượng để đáp ứng nhu cầu hiện tại của họ. Các công nghệ và công cụ như
trình quản lý thông tin cá nhân giúp mọi người dành ít thời gian hơn cho các hoạt động tốn nhiều thời gian và dễ bị lỗi của PIM (như tìm kiếm và tổ chức thông tin). Sau đó, họ có cái nhìn sâu sắc hơn trong việc sử dụng sáng suốt, thông minh thời gian của họ, hoặc chỉ đơn giản là tận hưởng thông tin.
